Conheça as 6 etapas do processo de admissão de funcionários

A contratação de novos talentos é uma das funções mais importantes do setor de Recursos Humanos. Por isso, é fundamental ficar atento a todas as etapas de admissão de funcionários, desde o recrutamento e seleção até a integração e o treinamento deles. Tudo deve ser feito com muita atenção para atender a todos os critérios legais.

Por sinal, é importante destacar que o processo de seleção é apenas o começo, pois é necessário atender a questões burocráticas trabalhistas. Mas, mais do que isso, é essencial cuidar da chegada do novo colaborador, integrando-o à equipe.

Também é bom respeitar a sequência das obrigações, considerando o tempo para cada etapa. Se for bem organizado, o processo de entrada de um novo profissional pode ser rápido e sem muitas complicações. De todo modo, a seguir, listamos as etapas de admissão de funcionários e como funciona o processo de admissão digital para ajudar você nesse procedimento. Acompanhe!

O que é processo de admissão de funcionários?

A admissão é o resultado de inúmeros processos, os quais começam com o recrutamento de um possível profissional e termina com a formalização da contratação. Para que otimizar o processo de admissão de funcionários, é preciso que o procedimento seja metódico.

Você deve ter um bom planejamento quanto ao processo de admissão, para que o recrutamento e seleção de colaboradores tenha alta qualidade e represente sua empresa da forma adequada.

O processo de admissão de funcionários é uma atribuição muito importante do RH, isso porque encontrar o capital humano adequado pode levar sua empresa ao crescimento e alcance dos objetivos estratégicos.

Quais são as etapas do processo de admissão de funcionários?

Todo o processo é composto por diferentes fases. No caso do processo de admissão de funcionários, o passo inicial é divulgar as oportunidades que sua empresa está oferecendo. A partir de então o RH deve seguir rotinas bem definidas. Para lhe ajudar, listamos o passo a passo a ser usado na hora de admitir um colaborador. Veja o detalhe de cada etapa a seguir:

1. Recrutamento e processo de seleção

O primeiro passo para a admissão de funcionários é o recrutamento e seleção, que é conduzido pelo RH, mas com o apoio da área para a qual o funcionário será escolhido. Assim, os recrutadores devem selecionar os melhores candidatos de acordo com o perfil comportamental e as habilidades técnicas exigidas para a vaga.

O anúncio de cada oportunidade deve ser divulgado em canais específicos, como sites especializados. Ele deve conter as principais informações, principalmente o escopo de atuação e as habilidades exigidas. Para tanto, também podem ser usadas plataformas especializadas em recrutamento.

A empresa pode adotar processos preestabelecidos, porém é preciso adequá-los às necessidades de cada oportunidade. Isso porque podem ser necessários testes específicos para avaliar as aptidões dos candidatos. De todo modo, podem ser feitos:

• entrevista com o setor de RH;
• testes de habilidades específicas;
• análise de perfil comportamental;
• entrevistas com gestores da área;
• negociação de salário e expectativas.

2. Aprovação do candidato

Depois de escolhido o candidato e feito o acordo de salários e benefícios, é hora de começar as próximas etapas. Ele precisa ser comunicado formalmente sobre a aprovação. Muitas empresas, inclusive, optam por fazer isso de maneira personalizada, com um e-mail ou cartão especial, com uma mensagem que seja acolhedora e já aproxime o profissional da cultura da empresa.

É muito importante que a empresa tenha certeza sobre suas escolhas, na medida em que é bastante ruim voltar atrás na decisão. Também é relevante que o RH saiba conduzir a comunicação de forma adequada, para que não haja nenhuma dúvida sobre as responsabilidades e os direitos do novo colaborador.

Além disso, é sempre bom dar um retorno para todos os candidatos que participaram do processo seletivo. Isso demonstra o quanto a empresa respeita os profissionais, contribuindo para a manutenção de uma boa reputação da organização. Sem contar que mantém uma relação com as pessoas, que podem retornar para novas seleções.

3. Documentação do profissional

A próxima etapa na admissão de funcionários é o envio de toda a documentação necessária pelo profissional. Geralmente, isso acontece em um prazo de 2 dias úteis, para que ele possa reunir os documentos sem nenhum problema. A documentação para se adequar às normas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) inclui:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• cópia da carteira de identidade;
• cópia do CPF;
• número de inscrição no PIS/Pasep;
• cópia do Título de Eleitor;
• certidão de nascimento e de casamento (se houver);
• certificado de reservista ou de dispensa do serviço militar (no caso dos homens);
• carteira de órgão de classe ou número do registro profissional (como CRM, OAB, etc).

A empresa ainda pode pedir outros documentos referentes à ocupação da vaga que não constem na CLT, como o diploma de ensino superior ou qualquer outro que comprove alguma exigência para a função.

Outros documentos podem ser solicitados de acordo com os benefícios oferecidos, como um comprovante de residência. Além disso, nesse momento, é solicitado o exame admissional, que deve ser pago pela empresa.

4. Documentação da empresa

Mas não é só o profissional que tem que apresentar documentos na hora da admissão. A empresa também tem obrigações, registrando todas as informações na Carteira de Trabalho e enviando as vias para o Governo Federal e a Caixa Econômica Federal, que cuida do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

É necessário ainda preparar um contrato de trabalho e preencher outros formulários relativos aos benefícios que podem ser oferecidos, como:

• plano de saúde;
• convênio odontológico;
• vale-refeição;
• vale-alimentação;
• vale-transporte;
• entre outros.

Esses benefícios e outras vantagens pagas ao colaborador, como bonificações e comissões, devem estar descritos na proposta de trabalho enviada ainda na admissão. Todos os direitos e benefícios devem ficar muito claros desde o início, construindo uma relação de confiança com o trabalhador.

5. Preparação de infraestrutura

Mas não é só de burocracia que vive o RH durante a admissão de funcionários. Depois de preparar e assinar todos os documentos, é preciso cuidar da infraestrutura necessária para o novo colaborador exercer as suas funções, como:

• espaço de trabalho;
• mesa e cadeira;
• computador;
• objetos de escritório;
• materiais de papelaria.

Com o apoio do setor de TI, é necessário criar um e-mail corporativo e instalar todos os softwares e ferramentas que serão usados pelo profissional. Também devem ser atualizados os acessos nos sistemas da empresa, como uma intranet e o sistema de ponto.

6. Integração e treinamento

No primeiro dia do colaborador, devem ser feitos os procedimentos relacionados à integração e ao treinamento dele na empresa e na equipe. Para tanto, ele deve ser apresentado aos colegas do setor e de outros departamentos, principalmente aqueles com que terá um relacionamento mais próximo.

É importante preparar uma apresentação sobre toda a estrutura da empresa, com o organograma de cargos e funções, visão, missão e valores e outras informações significativas. O profissional deve ser situado em relação à cultura organizacional, às normas de conduta e aos objetivos da organização.

Dentro do setor, o RH deve garantir que o novo funcionário receba o treinamento necessário para a realização de suas funções de acordo com o que é esperado pela organização. Para tanto, pode definir um responsável, que pode ser o gestor ou outro colaborador mais experiente. Nos dias seguintes, o RH deve acompanhar de perto a adaptação do colaborador à rotina da empresa.

O que é o processo de admissão digital?

O processo de admissão de funcionários pode ser digital. Apesar de ser semelhante ao processo tradicional, o digital realiza suas etapas de modo online. Dessa forma, o profissional, ao ser contratado, envia toda a sua documentação para o RH sem precisar se deslocar até a empresa.

A documentação recebida deve ser armazenada e organizada em um software de admissão digital. Contudo, o programa precisa ser configurado conforme as Consolidações da Lei do Trabalho (CLT) e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Tendo os devidos cuidados, você ganha praticidade e segurança com a admissão digital.

Como funciona a admissão de funcionários de modo digital?

Quer tornar o processo de admissão de funcionários da sua empresa em digital? Se sim, seu RH precisa fazer um planejamento das necessidades que o processo de admissão exige, estabelecer os objetivos a serem conquistados e, por fim, escolher o software adequado.

A admissão online é possível em decorrência da Medida Provisória (MP) 2.200-2/2001, que determina que os documentos enviados online sejam considerados verídicos, assim como são os físicos, desde que assinados eletronicamente pelo futuro contratado. Dessa forma, sua empresa fica resguardada de ações trabalhistas.

O que mudou no processo de admissão com a nova lei trabalhista?

A legislação trabalhista vem sofrendo alterações desde 2017, devido à Lei 13.467, que impactou o processo de admissão de funcionários. Observe os principais tópicos:

• regime parcial: alteração nas horas trabalhadas, que não podem exceder a jornada de 30 horas semanais (não haverá hora extra) ou 26 horas semanais, quando poderá receber até 4 horas extras semanais.
• criação de novas tipos de admissões: é possível contratar funcionários terceirizados para cumprir funções específicas e regularizar os contratos de trabalhos autônomos, em formato home office e intermitente.
• multas trabalhistas: houve aumento da multa para empresas que não registrarem seus funcionários, que passou a ser de R$800,00, para pequenas e médias empresas, a R$3.000,00, para as grandes empresas.

Há inúmeras vantagens de se atentar ao processo de admissão de funcionários. Entretanto, é fato que esta admissão precisa ser criteriosa, respeitando a lei e os processos internos da empresa e o modo como será feito, online ou presencial. Assim, torna-se indispensável planejar bem cada etapa, mas sempre de acordo com as necessidades específicas de cada vaga, com respeito e transparência com os candidatos.

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