Como a gestão eletrônica de documentos aumenta a eficiência de uma organização?

Como organizar arquivos de forma segura, evitando a perda de informações e permitindo que a consulta ocorra de maneira rápida? Essa questão se impõe aos administradores de pequenas e médias empresas que observam, a partir do desenvolvimento de suas organizações, o crescimento do acúmulo de papéis. A gestão eletrônica de documentos (GED) destaca-se como solução para enfrentar esse problema.

Neste post, você vai entender como funciona esse processo, quais são os principais objetivos de sua introdução e quais as vantagens obtidas pela empresa que o adota. Preparado? Boa leitura!

O que é gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos garante a consulta e o acesso às informações e aos arquivos necessários para fundamentar as tomadas de decisões da empresa.

Dessa forma, a GED emprega diferentes recursos tecnológicos para organizar, hierarquizar e administrar todos os documentos de uma organização. A implantação desse sistema confere segurança aos dados e aumenta a produtividade dos setores que, de outra forma, precisariam manusear grandes volumes de documentos impressos.

Quais são os principais objetivos da GED?

Entre os propósitos da introdução desse tipo de gestão, encontram-se:

• agilizar o acesso a documentos e informações;
• controlar o acesso a arquivos sigilosos;
• reduzir despesas de armazenamento;
• garantir a preservação de documentos trabalhistas e fiscais cuja guarda é obrigatória.

Como a gestão eletrônica de documentos aumenta a eficiência da empresa?

A gestão de eletrônica de documento traz diversos ganhos para empresa. Confira a seguir os principais.

Redução de despesas

Reservar espaços físicos para a guarda de documentos exige o investimento de recursos financeiros que poderiam ser destinados a áreas mais importantes. Com o acúmulo de papel, é normal que sejam destinados andares ou prédios inteiros para a estocagem desse material.

A partir da implementação da GED, além do aluguel de tais espaços, a organização não precisará se preocupar com a manutenção e a qualidade das instalações e com a contratação de pessoal para administração desses locais.

Aumento da produtividade

Em setores que movimentam um volume muito grande de documentos, como Recursos Humanos e Contabilidade, a gestão eletrônica permite que a consulta de informações seja realizada com maior rapidez e eficiência.

Desse modo, os colaboradores não perdem tempo para localizar arquivos importantes. Tal otimização contribui para alavancar a produtividade e permite que a empresa aloque a mão de obra em atividades-chave para o negócio.

Controle de acesso

Estabelecer níveis de confidencialidade é fundamental para proteger seus arquivos, impedindo que pessoas não autorizadas tenham acesso. Com a gestão eletrônica, é possível estabelecer a hierarquização das informações e, assim, criar barreiras de segurança.

Aumento da segurança das informações

Além de viabilizar um rígido controle de acesso, a gestão eletrônica reduz a ocorrência de papéis extraviados, danificados e destruídos em virtude de desastres, como incêndios, enchentes e pragas. Esse benefício garante a segurança de informações que, conforme citado, devem ser armazenadas por tempo determinado pela empresa — como documentos trabalhistas e fiscais.

A gestão eletrônica de documentos é, portanto, uma alternativa segura e eficaz para a redução dos custos de armazenamento e melhoria dos processos internos. Com o aumento da segurança das informações, não é preciso se preocupar com o extravio de papeis e o desgaste ocasionado pelo manuseio. Portanto, seu negócio terá condições de crescer ordenadamente, sem ter que, para isso, perder agilidade e correr os riscos que a guarda desordenada de dados ocasiona.

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