Gestão orçamentária: como implementá-la na empresa?

A sua empresa realiza uma gestão orçamentária? Se a sua resposta for sim, ela tem sido eficiente? Pois é, muitas organizações ainda negligenciam esse tipo de gerenciamento. No entanto, os negócios que ainda não prestam a devida atenção ao seu orçamento, fazendo gastos desnecessários e sem se antecipar a imprevistos, correm sérios riscos financeiros.

Assim como na vida pessoal, não dá para gastar mais do que se ganha ou comprar itens desnecessários, ou com um valor muito acima do ideal. A diferença é que esse desequilíbrio nas empresas pode afetar o crescimento e o desenvolvimento sustentável, dificultando a própria existência da organização.

A falta de um bom planejamento, com a previsão de todos os gastos e investimentos, pode comprometer a saúde das suas finanças. Isso pode acontecer em curto, médio e longo prazo, em empresas pequenas, médias e grandes.

Diante da importância desse assunto, neste artigo, explicamos o que é gestão orçamentária, os seus benefícios e como implementá-la corretamente no seu negócio. Confira a seguir!

O que é gestão orçamentária?

A gestão orçamentária consiste em uma prática de monitoramento de todas as movimentações financeiras de uma empresa, entendendo quais os seus impactos no futuro. Para tanto, ela considera todos os custos envolvidos no funcionamento de um negócio e como eles podem interferir nos seus resultados.

Esse controle envolve todas as ações e decisões de uma organização, independentemente da área de atuação no mercado e do seu tamanho. Além disso, é feito em todos os departamentos e níveis organizacionais, de acordo com as necessidades e particularidades de cada um.

Por exemplo, no caso específico do setor de RH, pode-se acompanhar os custos com admissões ou demissões e como eles afetam o orçamento do setor e de toda a empresa. Se esse custo for muito elevado, pode ser mais difícil investir no treinamento dos funcionários, o que pode prejudicar a produtividade no longo prazo.

O problema é que se não houver um controle rígido sobre todas essas operações, fica muito difícil saber de onde vem esse prejuízo. Dessa forma, não dá para fazer a previsão e o planejamento necessários para uma tomada de decisão mais rápida e acertada.

Nesse sentido, a gestão orçamentária deve ser entendida como um conjunto de ações e medidas fundamentais para proteger a empresa de crises e assegurar a sua sobrevivência. Isso só é possível por meio de um monitoramento ativo de todas as movimentações financeiras, que permite a criação de um planejamento para equilibrar as finanças do negócio.

No que consiste uma boa gestão orçamentária?

A gestão orçamentária deve ser pensada no sentido micro, considerando cada setor, e macro, ou seja, entendendo os custos da empresa como um todo. Para isso, é necessário ter processos bem-organizados e a compreensão dos princípios básicos que norteiam qualquer gestão de custos e orçamentos. Vejamos cada um deles a seguir.

Fluxo de caixa

É bem provável que você já saiba qual é o conceito de fluxo de caixa, pois se trata de uma das ferramentas mais importantes da gestão financeira. Nele, pode-se acompanhar a diferença entre todas as entradas e saídas, ou seja, tudo que foi recebido e o que foi gasto em determinado período.

O fluxo de caixa pode ser feito de maneira manual, mas a maioria das empresas já utiliza versões digitais, tanto em planilhas eletrônicas quanto em softwares de gestão. Por meio deles, inclusive, é possível gerar relatórios detalhados sobre as movimentações financeiras. Assim, podemos dizer que o fluxo de caixa é a base de qualquer gestão financeira e orçamentária.

Orçamento mensal

O orçamento mensal é uma lista de todas as entradas e saídas que são esperadas para aquele mês. É um controle simples de todos os gastos, desde os fixos (água, luz, internet etc.) até os variáveis, no caso daqueles que não têm um valor pré-determinado ou não foram previstos.

O objetivo é entender de forma simplificada para onde o dinheiro da sua empresa está indo e fazer uma previsão de tudo que deve ser gasto naquele período. Ou seja, é uma ferramenta para o monitoramento do dia a dia, sem muita complexidade, mas fundamental para evitar qualquer imprevisto.

Orçamento anual

Já o orçamento anual, além dos gastos mensais, inclui outros valores que serão importantes durante o ano, como impostos e manutenções. Muitas vezes, esses pagamentos são negligenciados pelas empresas e, por isso, podem comprometer as finanças naquele mês em que devem ser pagos.

Por isso, o orçamento anual deve considerar todos os gastos dentro de um ano, sendo mais amplo e completo. Começa desde o ano anterior, trazendo aquilo que não pode ser pago e o saldo em caixa, e contendo todos os valores a serem pagos no período atual.

Juntas, essas três ferramentas são essenciais para um bom planejamento, permitindo definir estratégias de curto e longo prazos para garantir uma boa gestão orçamentária. Com elas, você pode saber para onde vai o dinheiro da sua empresa ou setor, acompanhando de perto onde estão suas oportunidades de investimento e crescimento.

Quais os principais indicadores da gestão orçamentária?

Se você tem um orçamento bem-detalhado, com todas as informações sobre a previsão dos seus gastos, pode acompanhar melhor indicadores muito importantes para a sua gestão financeira. São eles:

• Ebitda ou Lajida: é um indicador de lucratividade, em que se verifica qual será o lucro operacional esperado a partir da análise das despesas. Assim, é possível entender quais gastos podem prejudicar o lucro em um período, permitindo que o gestor tome decisões para minimizar ou evitar prejuízos;
• Margem de lucro: também ajuda a entender a lucratividade, mas de modo mais específico. Isso porque mostra o percentual do lucro das receitas, contribuindo para um planejamento mais efetivo das ações de modo a otimizar os lucros;
• Ponto de equilíbrio: é o momento em que se identifica no orçamento quanto é necessário para quitar todas as despesas. Ou seja, o gestor consegue avaliar se é possível fazer cortes para garantir que o saldo do fluxo de caixa se mantenha positivo.

Quais os benefícios de uma boa gestão orçamentária?

A gestão orçamentária envolve processos simples do dia a dia de uma empresa. Por isso mesmo, pode gerar incertezas sobre a sua importância, principalmente se for considerada apenas no curto prazo.

No entanto, ela é essencial para que a empresa consiga ver além dos gastos e investimentos de um período muito curto. Esse controle contribui para que os gestores possam entender a situação financeira para o futuro, a partir do planejamento dos investimentos e da previsão de todos os custos. Dá para acompanhar de perto se as contas estão sendo pagas e se o faturamento está dentro do esperado.

A gestão orçamentária também permite que se faça investimentos mais cuidadosos, avaliando o impacto real deles no fluxo de caixa e na lucratividade. Essas e outras decisões vitais para a empresa podem ser tomadas de forma mais precisa, como no caso da definição de preços de produtos e serviços, a demissão ou contratação de novos funcionários.

Pode-se, ainda, entender se esses investimentos podem ser feitos com recursos próprios ou se será necessário recorrer a empréstimos online, ou mesmo investir em parcerias. Caso seja necessário fazer um empréstimo, é possível avaliar com antecedência qual é o mais interessante e conseguir negociar melhor os prazos de pagamento e taxas de juros.

Além disso, outra vantagem da gestão orçamentária é que ela favorece o monitoramento ativo e contínuo do Retorno sobre Investimentos (ROI) e outros indicadores importantes para verificar os resultados da tomada de decisões. Enfim, é uma maneira de gerir a empresa sem sustos, entendendo e se antecipando a diferentes cenários.

Como é a gestão orçamentária em pequenas, médias e grandes empresas?

Quando se fala em gestão orçamentária, é bem comum que as pessoas pensem se tratar de algo pertinente apenas ao contexto das grandes corporações. Mas muito pelo contrário, as pequenas e médias empresas se beneficiam bastante dessa prática, tanto ou mais que as maiores.

Afinal de contas, esses negócios costumam lidar com um orçamento mais apertado, limitando as suas decisões no dia a dia. A verdade é que qualquer custo maior que o previsto pode comprometer bastante a lucratividade das empresas menores. Por não terem muita estabilidade financeira, é necessário que elas mantenham um controle ainda maior sobre as suas finanças, pois isso será decisivo para a sua sobrevivência e consolidação no mercado.

Dessa forma, a gestão orçamentária é um importante instrumento para que as pequenas e médias empresas possam se desenvolver de maneira mais eficiente, aproveitando melhor os seus recursos, mantendo sempre o equilíbrio nas suas contas. Também podem identificar suas oportunidades de crescimento e otimizar seus investimentos, tendo em vista que costumam contar com um capital menor.

Por isso mesmo, muitas empresas pequenas e médias estão adotando a gestão orçamentária como parte dos seus processos. A diferença é que, enquanto nas empresas maiores costuma-se usar uma gestão descentralizada, na qual cada departamento faz o seu controle sobre os orçamentos, nelas, isso é feito de maneira mais simples.

Nas empresas menores, na maioria das vezes a gestão orçamentária é feita pelo setor financeiro ou pelo próprio empresário, a partir dos dados obtidos no negócio como um todo. Nas maiores, pelo contrário, a gestão dos orçamentos é feita em cada departamento, uma vez que por si só já precisam lidar com uma grande quantidade de informações.

Isso não significa que os orçamentos sejam feitos de modo isolado nas grandes empresas. Na prática, trata-se de uma gestão colaborativa, em que cada setor é responsável pelo controle dos seus dados, dentro de um sistema maior, que envolve toda a organização. Assim, cada departamento consegue gerir as suas despesas e investimentos, mas também contribui para a tomada de decisões gerais sobre o negócio.

Como implementar a gestão orçamentária na empresa?

Agora que você já sabe o que é e os benefícios da gestão orçamentária, queremos mostrar como ela pode ser bem simples. Obviamente, vai depender bastante do tamanho da sua empresa, da sua infraestrutura e da maturidade dos seus processos. Mas de todo modo, podemos resumir a implementação nas quatro etapas a seguir.

Planejamento orçamentário

Assim como em qualquer estratégia, o primeiro passo da gestão orçamentária é o planejamento. Para tanto, é preciso fazer um diagnóstico completo das informações já existentes sobre a empresa, como os custos fixos e variáveis do ano anterior.

A partir de então, pode ser feita uma previsão dos custos dentro do orçamento anual, incluindo os investimentos, mesmo aqueles de longo prazo. Lembre-se de incluir as despesas e investimentos operacionais, o capital de giro, impostos, entre outros valores. Só assim será possível fazer uma projeção de faturamento adequada.

Monitoramento orçamentário

O passo seguinte é a verificação dos dados inseridos anteriormente no planejamento orçamentário. Nesse momento, é muito importante acompanhar as métricas os indicadores de desempenho listados anteriormente, analisando quais resultados podem ser melhorados imediatamente e no futuro, cortando e adequando gastos. Veja, ainda, o peso de qualquer imprevisto no orçamento e se eles poderiam ser previstos.

Projeção de cenários

Em seguida, a partir dos dados gerados no monitoramento, pode-se fazer estudos sobre melhorias, com a projeção de diversos cenários. Essa etapa é importante para o crescimento da empresa, uma vez que podem ser tomadas diferentes decisões, que podem gerar um menor ou maior impacto no futuro.

Revisões orçamentárias

Por fim, é hora de revisar os orçamentos. Essa revisão deve ser feita periodicamente, se possível, de forma programada e já prevista no planejamento. Afinal de contas, o que foi planejado não deve ser visto como algo fixo, mas sim, um ponto de partida. É preciso que a estratégia se adapte a imprevistos e mudanças que acontecem ao longo do caminho.

Anteriormente já mencionamos que um software de gestão pode ser usado para o controle do fluxo de caixa. Na verdade, a tecnologia tem um papel central na gestão orçamentária, uma vez que otimiza e agiliza muitos processos. Sem contar que todos os dados são reunidos em um mesmo ambiente, permitindo a geração de relatórios de maneira automatizada e em tempo real.

Mas mais do que um processo tecnológico, a gestão orçamentária depende de muita análise, estudos e pensamento crítico para uma tomada de decisões bem-pensada. O fato é que essa é uma etapa decisiva para o sucesso do seu negócio e, portanto, vale a pena fazer um bom planejamento e fazer os investimentos certos.

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