Planejamento organizacional para o próximo ano: 9 melhores práticas

Você já tem o seu planejamento organizacional para o próximo ano? Sabemos que, anualmente, temos o hábito de fazer uma lista com as promessas e resoluções para o ano seguinte. Essa é uma prática positiva, que precisa ser adotada pelas organizações.

Trata-se do momento perfeito para avaliar os resultados, preparar as estratégias, definir metas e estabelecer o plano de ação para que tudo ocorra da melhor forma possível no futuro.

A empresa que deseja ter um ano repleto de conquistas precisa se planejar. Portanto, existe a necessidade de pontuar, com antecedência, todos os objetivos e ações que serão realizados no decorrer do ano. Isso permite uma gestão mais focada na própria estratégia, em vez de trabalhar continuamente para resolver os eventuais problemas.

Pensando nisso, criamos este post especialmente para auxiliar nesse assunto. A seguir, saiba quais são as 9 melhores práticas para fazer um planejamento organizacional para o próximo ano. Vamos lá!

1. Realize o balanço anual

Engana-se quem pensa que fazer um plano organizacional para um novo ano implica em deixar para trás o que passou e começar do zero. Isso nunca deve ser feito, nem mesmo quando o antigo planejamento organizacional não teve bons resultados. Assim, para que a sua organização comece o ano com o pé direito, é importante realizar primeiro um balanço do período que passou.

Recupere todas as informações necessárias para fazer uma avaliação completa da empresa e verifique se as metas foram atingidas, se as estratégias foram favoráveis à organização, o modo como os recursos foram aplicados e a imagem da empresa. O balanço anual funciona como um GPS atualizado, permitindo a correção da rota e servindo como guia estratégico para o sucesso da empresa! Use e abuse dessa ferramenta.

2. Tome a cultura da empresa como base

A cultura da empresa é o que deve nortear o trabalho dela, seus propósitos, sua forma de tratar pessoas interna ou externamente e a forma como ela se apresenta ao mercado e à sociedade. A cultura é composta por pontos, como visão, missão e valores. Esses fatores devem ser analisados minuciosamente, com a finalidade de identificar se as ações tomadas estão realmente compatíveis com eles ou não.

Algo que acontece em diversas empresas e deve ser evitado a todo custo é que a cultura fique apenas no papel e não influencie as práticas organizacionais. A forma com que uma empresa se porta com seus profissionais e com seus clientes tem sido um dos fatores de grande influência na hora de atrair talentos, engajar pessoas e gerar melhores resultados. Por isso, não deixe isso de fora do seu plano organizacional.

3. Estabeleça novas metas

A partir do entendimento sobre a situação atual da empresa (possibilitado pelo balanço anual), torna-se possível estabelecer novas metas. A correção da rota, identificada na etapa anterior, pode indicar uma possibilidade de crescimento. Portanto, defina quais são as metas para o próximo ano. Lembre-se de envolver os demais líderes nessa decisão.

Uma das metas estabelecidas pode ser a melhora do clima organizacional, afinal, sabemos que o capital intelectual de uma organização é um dos seus principais bens e diferenciais. Ter funcionários motivados possibilita atingir os melhores resultados.

Uma maneira muito eficiente de estabelecer metas é o método Smart — uma ferramenta de coaching que ajuda a definir como as metas devem ser. Nesse método, cada letra da palavra Smart traz um significado que representa uma característica essencial das metas. Observe:

• s: vem do inglês “specific” — metas precisam ser específicas, permitindo que os envolvidos saibam o que se pretende com essa meta, além de quem é o responsável por atingi-la e, ainda, onde, como e por que isso deve acontecer;
• m: corresponde ao termo “measurable” — é importante que as metas sejam mensuráveis, ou seja, que se conheça o resultado esperado e quanto tempo levará para que se chegue a ele;
• a: significa “attainable” — é necessário que as metas estabelecidas realmente possam ser atingidas. Metas impossíveis resultarão apenas em perda de tempo e recursos;
• r: refere-se ao termo “relevant” — a relevância das metas é fundamental para engajar os colaboradores e, assim, ter seus resultados alcançados;
• t: significa “time” — o traçar metas, é preciso definir em quanto tempo ela deve ser atingida. As metas precisam ser cumpridas dentro do prazo.

4. Revise as estratégias empresariais

Aproveite esse momento também para adequar as estratégias e os objetivos empresariais aos valores que foram estabelecidos. Essa ação determina a postura que a empresa adotará no próximo ano. Fazer a revisão das estratégias empresariais é fundamental para que a organização esteja cada vez mais de acordo com as práticas e necessidades do mercado.

5. Atualize as ferramentas

A tecnologia tem se desenvolvido de forma muito rápida e acompanhar essas mudanças é fundamental para empresas que buscam o crescimento. Durante seu planejamento organizacional, aproveite para rever quais ferramentas têm sido utilizadas pelas equipes, seja para processos internos, para engajar pessoas, para recrutar talentos ou para atender aos clientes.

Passe a usar a tecnologia como aliada da sua gestão e sua empresa ganhará o status de atualizada e moderna. Atualmente, são muitos os softwares e aplicativos disponíveis no mercado. A seguir, conheça alguns exemplos dessas tecnologias:

• Ponto Mais: efetua o controle do ponto dos trabalhadores, calculando as horas trabalhadas, assim como as horas extras e as faltas;
• Profiler: identifica o perfil comportamental de cada funcionário, de modo que o setor de Recursos Humanos possa usar esses dados a favor do aumento da produtividade e da diminuição da rotatividade na empresa;
• Runrun.it: permite mensurar o desempenho de cada trabalhador em um projeto, a partir da análise de dados como o total de tarefas realizadas e a pontualidade da entrega de cada um dos serviços;
• SocialBase: facilita a comunicação interna entre gestores e colaboradores, otimizando o acesso aos arquivos e informações de trabalho.

6. Defina os indicadores

Observar métricas é fundamental para a gestão. Mas, para que elas realmente mostrem dados que possam ser interpretados para a tomada de decisões, é necessário definir os indicadores apropriados para o seu contexto organizacional. O plano organizacional é o momento de pensar quais KPI’s (Key Performance Indicators) são realmente relevantes para a tomada de decisões.

Já ouviu falar nas métricas de vaidade? Pois é, são aquelas que mostram dados por vezes irrelevantes. Ou seja, só servem como estatísticas aleatórias, sem significado real para mudanças positivas que a gestão possa tomar.

Para não perder tempo com números sem real importância, veja a seguir quais são alguns dos principais indicadores a serem observados no departamento de RH para um melhor planejamento organizacional.

Rotatividade

Esse indicador é muito importante para saber os motivos que cercam a saída dos profissionais da empresa. Demissões frequentes geram gastos com indenizações e, consequentemente, despesas com novas contratações para preencher as vagas que surgem. Além do impacto financeiro, a alta rotatividade de funcionários pode influenciar no próprio desempenho da organização, que não consegue manter uma equipe sólida.

Produtividade

Conhecer os dados de produtividade da empresa permite que decisões sejam tomadas a tempo de impedir grandes impactos negativos para o negócio. Produzir mais, errando menos e evitando o retrabalho é possível, desde que se estabeleçam metas e estratégias sejam traçadas.

Absenteísmo dos colaboradores

Esse é o indicador referente às faltas e aos atrasos dos trabalhadores na empresa. O absenteísmo afeta a produtividade e pode acarretar gastos desnecessários, como o pagamento de horas que não foram realmente trabalhadas e até a contratação e o treinamento de mais funcionários, a fim de suprir as demandas da organização.

Tempo de preenchimento de vagas

Esse indicador mede os dados do processo de recrutamento e seleção de funcionários, o que está ligado ao desempenho não só da empresa, mas principalmente do próprio setor de Recursos Humanos. Quando há dificuldades em preencher as vagas, isso indica a existência de falhas no processo e, portanto, a necessidade da sua otimização.

7. Avalie o clima organizacional

Avaliar o clima organizacional é fundamental para tomar as medidas corretas que ajudem a promover o engajamento de todos para o próximo ano. Realize pesquisas de satisfação entre os funcionários, identificando o modo como eles enxergam a empresa.

Separe os pontos fortes dos fracos e crie uma estratégia para motivar os funcionários que se encontram insatisfeitos. Vale a pena dedicar um tempo para analisar criteriosamente os resultados encontrados nas pesquisas de satisfação. Ter um clima organizacional ruim prejudica os resultados da empresa, pois os funcionários tendem a trabalhar cada vez mais desmotivados, refletindo na própria organização.

8. Organize o orçamento do próximo ano

Uma parte importante do planejamento é o orçamento, de modo que, quanto mais específico e detalhado, melhor. Portanto, organize-se financeiramente para que ele contemple todas as correções de rumo que são necessárias para o sucesso da empresa, levando em consideração gastos externos e internos, com melhorias para a própria empresa e seus funcionários.

O planejamento organizacional para o próximo ano contribui para o maior desenvolvimento da empresa, de uma maneira consciente e realista, permitindo que os objetivos estabelecidos sejam alcançados com mais efetividade.

9. Tire as ideias do papel

Sabemos que traçar planos para a organização é animador e traz ótimas perspectivas de avanço. No entanto, tirar as ideias do papel e colocá-las em prática pode ser desafiador se não houver foco. De que valem dados, revisões, avaliações e objetivos se eles não se tornarem realidade no contexto da sua organização? Para não deixar que a rotina acelerada e os desafios diários “engulam” seu plano organizacional, queremos sugerir algumas ações práticas para a execução do planejamento. Veja.

Monitore as ações

No planejamento organizacional, gestores costumam listar diversos objetivos gerais e específicos, definindo as ações que precisarão realizar para alcançar essas metas. Para que sua empresa alcance o máximo potencial, é preciso monitorar que o que foi proposto realmente está sendo realizado.

Observe as métricas

Já falamos dos KPIs que precisam ser definidos com precisão no plano organizacional. Mas, para que eles motivem mudanças positivas, é preciso observá-los e interpretá-los constantemente.

Analise o mercado

As atividades inerentes à gestão de uma empresa são tão diversas que, por vezes, os líderes deixam de analisar o mercado em que estão inseridos. Essa prática é fundamental para saber como a companhia está performando em relação aos concorrentes e quais são as novidades do setor que podem ser implantadas visando o crescimento.

Defina prazos reais

Esqueça os prazos milagrosos! Definir metas que não podem ser cumpridas em tempo hábil acaba resultando no esgotamento da equipe e sensação de incapacidade. Ser racional na hora de traçar seu plano organizacional é o melhor caminho para o sucesso.

Esperamos que as dicas deste artigo auxiliem sua equipe a realizar um planejamento organizacional consistente e altamente estratégico para que sua empresa performe ainda melhor no próximo ano!

Se você gostou do nosso conteúdo sobre plano organizacional, aproveite para baixar agora mesmo o nosso guia definitivo sobre como aumentar a produtividade dos trabalhadores!

Publicado Por:
Renato Xavier- Diretor de Operações e Marketing