Como estabelecer o plano de comunicação interna da empresa?

Com o desenvolvimento de novos mercados e tecnologias, a troca de informações dentro das empresas tem acelerado em um ritmo cada vez mais rápido. Para que não haja problemas com a falta de entendimento entre as pessoas, as organizações precisam investir em novos meios que facilitem a rotina. Daí a importância de elaborar um plano de comunicação interna bem estruturado.

De fato, a comunicação entre os diferentes setores é necessária para solucionar problemas. Mas, mais do que isso, é um instrumento fundamental para integrar os colaboradores aos objetivos da empresa, deixando-os mais engajados e participativos. Por isso, tem se tornado uma questão estratégica para os negócios que querem permanecer competitivos.

Mas, como fazer isso em tempos de mudanças tão rápidas nos ambientes interno e externo? Como manter uma comunicação efetiva em cenários desafiadores como o que vivemos? Para responder essas e outras dúvidas, neste artigo mostramos como estabelecer um plano de comunicação interna. Confira!

Qual a importância de manter um plano de comunicação interna?

Basta analisar o nosso dia a dia para entender o quanto a comunicação é importante. Afinal, estamos o tempo todo trocando informações e interagindo com outras pessoas. Quando ela não acontece ou não funciona bem, podem acontecer conflitos e desentendimentos.

Não seria tão diferente no ambiente profissional, uma vez que ele é formado, basicamente, por pessoas. A diferença é que neste caso, os interesses da organização se sobrepõem aos dos indivíduos. Então, é ela quem deve tomar a frente no processo comunicativo, suplantando as divergências entre os colaboradores.

Assim, podemos dizer que a comunicação interna é essencial para promover uma sinergia entre os colaboradores para que eles alcancem os resultados esperados pelo seu trabalho. É ela que ajuda a manter os funcionários motivados, integra as equipes e deixa os clientes mais satisfeitos.

No entanto, nada disso é possível se as ações são desordenadas, com medidas isoladas e que promovem uma comunicação unilateral, ou seja, apenas dos gestores para os subordinados. Um plano de comunicação interna bem elaborado pode ser a chave para o sucesso de um negócio por estruturar uma estratégia que favoreça as interações entre as pessoas em todos os níveis.

Como estabelecer um plano de comunicação eficiente?

Cada empresa tem seus objetivos e lida com diferentes desafios no dia a dia. Por isso, não existe um modelo único de comunicação interna, uma vez que ele sempre deve considerar as particularidades do negócio. De todo modo, podemos listar as medidas a seguir para nortear a criação de um plano em sua organização.

Entenda o seu cenário

O primeiro passo é entender todas as necessidades e dificuldades da sua empresa, avaliando a efetividade das medidas adotadas até então. Para tanto, pode ser feita uma análise do histórico do desempenho de todas as ações já criadas para promover a comunicação. A partir daí, será possível determinar o que precisa ser mudado e o que tem dado certo.

Conheça o seu público

Em seguida, é hora de saber qual é o nível de engajamento dos colaboradores e como eles interagem entre si, tanto no nível profissional quanto no meio informal. Podem ser feitas pesquisas de clima e de satisfação, além de uma análise detalhada de todos os perfis para saber como eles lidam com as informações e relacionam com os demais no cotidiano. Isso ajuda a entender, por exemplo, se as ferramentas adotadas pela empresa têm sido aproveitadas e quais poderiam ser utilizadas para melhorar o engajamento em todos os níveis.

Defina seus objetivos

Depois, devem ser definidos objetivos para a comunicação interna, que estejam alinhados aos objetivos gerais da companhia. Neste momento, é importante que o plano busque soluções para os problemas que já foram encontrados anteriormente, definindo a superação deles como objetivos. Também podem ser testados os canais e formatos mais adequados para a comunicação com os colaboradores.

Estabeleça um cronograma

No entanto, é importante que as medidas não sejam feitas de modo isolado. Um bom plano de comunicação interna deve conter um cronograma. O seja, um tempo suficiente para implementar as ações e entender se elas estão sendo efetivas. Essas datas devem ser detalhadas, com prazos definidos de acordo com a implementação de cada etapa e os objetivos a serem alcançados.

Acompanhe os resultados

Por fim, é necessário monitorar a efetividade das ações de comunicação. Para isso, podem ser mensurados indicadores específicos para acompanhar os resultados, com a realização de uma pesquisa de satisfação. Assim, pode-se ver o que funcionou e o que deve ser mudado dentro do plano. Afinal, ele precisa se adaptar às mudanças e melhorias que vão sendo implementadas com o tempo.

Quais os benefícios de um plano bem elaborado?

Muitas empresas ainda resistem em adotar um plano de comunicação interna por não perceberem o seu valor para o seu crescimento ou esperar resultados muito rápidos. O fato é que esse é um esforço de longo prazo, mas que contribui bastante para a produtividade e o engajamento dos colaboradores. Veja outras vantagens abaixo.

Melhoria do clima organizacional

Com uma comunicação mais eficiente, os conflitos são resolvidos com mais facilidade e os laços entre as pessoas são fortalecidos. Os colaboradores passam a se ajudar mais, criando um ambiente mais saudável e um clima organizacional mais agradável para todos.

Maior efetividade dos processos

A partir do momento em que os colaboradores entendem melhor quais os objetivos da organização por meio de uma comunicação eficaz, eles se tornam mais proativo e participativo. A consciência sobre suas ações faz com que eles se sintam incluídos, ficando mais engajados na realização das suas tarefas.

Fortalecimento da qualidade das decisões

Se as informações circulam com mais eficiência, os gestores podem tomar suas decisões com base em dados concretos. Da mesma forma, as equipes podem ser melhor incluídas, ajudando a promover as decisões de forma mais adequada, minimizando erros.

Redução da rotatividade

Ora, se os colaboradores se sentem mais motivados e integrados no processo de decisão, é menos provável que eles queiram deixar a organização. Dessa forma, pode-se reduzir o turnover e os custos com novas contratações.

Enfim, podemos dizer que o plano de comunicação interna é um instrumento fundamental para aumentar a produtividade e melhorar os resultados de uma empresa como um todo. Por isso, vale a pena investir em ferramentas e processos que fortaleçam a interação entre os colaboradores e as equipes.

Agora queremos saber a sua opinião! Gostou dessas dicas? Como é a comunicação interna da sua empresa? Quais medidas têm funcionado? Deixe sua resposta nos comentários abaixo!