Reembolso de despesas: entenda como fazer de forma correta

A empresa precisar reembolsar despesas aos seus funcionários, sendo importante na rotina laboral. Isso porque existem gastos com viagens, visitas externas ou deslocamentos para realização de negócios.

Para que o reembolso de despesas seja feito de forma correta, é necessário que seja desenvolvido um processo de reembolso eficaz, a fim de se evitar problemas com os funcionários. Quer saber qual a melhor forma de fazê-lo? Veja mais no post!

O que é o reembolso de despesas para funcionários?

Todo departamento financeiro de empresa deve implementar um sistema que permite que o funcionário seja ressarcido por algum gasto corporativo, pois pode acontecer de o colaborador, ao realizar uma atividade para a empresa, ter gastos pagos do seu próprio bolso.

Para não ficar no prejuízo, quando puder comprovar o gasto por meio de notas fiscais e recibos, os funcionários devem ser reembolsados. Mas, atenção: as despesas precisam se relacionar com a jornada de trabalho, ainda que fora do horário contratual, desde que acordadas pelo empregador e correlatas à sua função.

Como reembolsar uma despesa?

As regras de reembolso de despesas pode variar caso a caso. Entretanto, observar alguns parâmetros pode facilitar a criação de um sistema de reembolso, impedindo o desperdício de tempo com essa tarefa. Veja um passo a passo a seguir!

Defina o que é reembolsável

Para criar uma política de reembolso, você precisa definir o que vai ser reembolsável ou não. Desse modo, você evita desperdício de dinheiro da empresa e que abusos aconteçam, para que não se pague gastos que não estejam ligados à função laboral, como bebidas alcoólicas, entretenimento ou gastos altos, que não foram “pechinchados”. A empresa pode criar uma lista dos gastos que serão reembolsados, desde que divulgue a todos seus colaboradores. Dentre as despesas reembolsadas mais comuns, tem-se:

• alimentação;
• transporte ou gasolina;
• hospedagem;
• despesas com home office.

Para quem exercer a jornada de trabalho de modo home office, as empresas vão reembolsar os gastos que o funcionário tiver com internet, telefone, energia, mesas e cadeiras ergonômicos, etc.

Recolha os comprovantes

Após determinar o que é reembolsável, a empresa deve especificar as obrigações do funcionário para reembolso, como a entrega de comprovantes (notas e recibos fiscais), para evitar fraudes e fazer o controle de tudo que foi gasto. Os comprovantes de despesas são documentos hábeis para serem base auditável sólida do departamento financeiro no controle dos gastos.

Esses documentos devem está disponíveis, de maneira rápida, por meio de digitalização e arquivo. Manter os comprovantes fiscais é a segurança jurídica da empresa, para evitar a ocorrência de ações trabalhistas, com algum ex-funcionário requerendo que os valores de reembolsos sejam considerados como complementos salariais, o que muda a remuneração dos colaboradores.

Faça a contabilização de forma adequada

Para fazer a política de reembolso funcionar, é preciso investir em organização para fazer uma contabilização correta. Nesse momento, você deve criar uma agenda de pagamentos. Isso impede que o prazo de reembolso seja perdido. Além disso, a agenda pode considerar datas para captar e conferir os comprovantes fiscais, cruzar e analisar as informações, para, então, realizar o pagamento.

Assim, tem-se um processo otimizado, o que melhora a relação com os colaboradores. Para tanto, você pode elaborar uma planilha, com listagem de despesas, data em que o gasto ocorreu e o prazo em que será feito o pagamento. Essa planilha facilita a conferência posterior dos comprovantes.

Deixe o sistema de reembolso de despesas transparente

Ao concluir o processo de reembolso, lembre-se de informá-lo aos seus colaboradores. Para isso, você pode enviar um e-mail com o passo a passo para pedir o reembolso, além da lista do que é indenizável e quais os comprovantes necessários. A empresa pode explicar como é o processo de análise de reembolso de despesas, esclarecendo quais critérios são adotados na hora de reembolsar o funcionário, já estabelecendo em que data será concluída a análise e quando pagará o valor dos gastos.

Elabore um recibo de reembolso

Na hora de reembolsar os funcionários, faça um recibo de reembolso. Dessa forma, a empresa tem mais controle financeiro e terá um documento para comprovar que o colaborador recebeu o valor gasto. O recibo deve conter os detalhes das despesas, com informações sobre do que se trata, como nome da hospedagem, alimentação, viagens e os valores gastos. Deve-se buscar uma padronização do documento, contendo:

• nome do funcionário a ser ressarcido;
• descrição detalhada da despesa;
• data em que o gasto foi feito;
• motivo pelo qual a despesa foi realizada;
• dados da empresa e de quem vai receber o reembolso;
• assinatura do funcionário.

Mantenha um cálculo de previsão de reembolso de despesas a trabalho

O ideal é que a empresa tenha uma previsão orçamentária para pagar o reembolso das despesas, já ciente de quanto custaria o gasto específico do colaborador. Assim, essa previsibilidade ajuda a manter as finanças organizadas e deixar seu caixa preparado para quitar o valor. O cálculo de previsão de reembolso permite que você recalcule sua disposição de despesas e repense se precisa mesmo de certa viagem, deslocamento ou reunião presencial, por exemplo.

Automatize o sistema de reembolso de despesas

Por último, automatize seu sistema de reembolso de despesas, a fim de otimizar a rotina gerencial, para que não se perca tempo com o preenchimento de recibos, planilhas e diversos relatórios. Além disso, a automação reduz o número de erros e possibilita que a checagem das políticas de reembolso aconteçam rapidamente, com toda a documentação sendo armazenada na nuvem.

Por isso, muitas empresas estão optando por softwares capazes de gerenciar os reembolsos, por sua acessibilidade, já que os funcionários podem solicitar seus reembolsos facilmente, ao mesmo tempo que você acompanha os gastos em tempo real. Empresa que trabalham com um sistema de reembolso de despesas automatizado só tem a ganhar!

Isso porque gera economia de tempo, reduz riscos e custos, otimiza a gestão financeira e agiliza todo o processo de reembolso. Portanto, recomenda-se o uso de programa ou aplicativo, capaz de organizar e realizar o reembolso no prazo esperado pelo funcionário.

Gostou desse post? Então, continue conosco, lendo sobre como e por que melhorar a experiência do colaborador!