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Gestão de Pessoas

Você sabe o que é a técnica pomodoro para aumento da produtividade?

Tempo de leitura estimado: 5 min.

É comum vermos pessoas falando que gostariam de ter mais horas no dia para dar conta das tarefas corretamente. No entanto, em muitos casos, o que faltam são estratégias para aumentar a produtividade, como a famosa técnica pomodoro.

Organizar melhor o tempo para ter foco e otimizar a realização de tarefas são os principais intuitos dessa técnica. A ideia veio do italiano Francesco Cirillo, na década de 80. Ele usava um cronômetro de cozinha em forma de tomate — pomodoro, em italiano — para separar seu tempo em blocos.

Quer entender melhor como aplicar essa técnica de produtividade no seu dia a dia e no dos colaboradores de sua empresa? Continue a leitura e descubra os benefícios de fazer isso.

Como funciona a técnica pomodoro?

Como já falamos, a base da técnica pomodoro é dividir o tempo em partes iguais para, assim, controlá-lo melhor. A ideia é criar blocos de 25 minutos onde haja foco total na atividade que a pessoa vai realizar.

Após cada bloco de trabalho, vem 5 minutos de descanso e, após quatro blocos, vem um descanso maior, de 20 a 30 minutos.

Muitas vezes, o excesso de tarefas, a pressão da rotina e as diversas distrações — como redes sociais, por exemplo — acabam causando uma sensação de confusão e desorganização. Com isso, muitos profissionais fazem várias coisas ao mesmo tempo, fazendo com que as atividades demorem a terminar.

Além disso, o índice de erros pode ser muito maior quando as equipes não estão focadas o suficiente por conta das várias interferências.

Aplicando a técnica pomodoro, incentiva-se maior organização das tarefas e o foco no momento presente, em que o profissional precisa se dedicar na íntegra ao que está fazendo. As pausas servem como recompensa e tempo para limpar a mente e renovar as energias para um novo momento de trabalho.

Como implementar no dia a dia?

Que tal entender como trazer a técnica pomodoro para a rotina dos profissionais da empresa? Sugerir essa estratégia de produtividade pode trazer grandes benefícios para as equipes. Veja a seguir o passo a passo da técnica.

Fazer uma lista de tarefas

É preciso começar com organização. O profissional pode começar seu expediente fazendo uma lista das tarefas do dia, colocando, se necessário, por ordem de prioridade e prazos.

Manter listas é uma prática eficiente de organização e evita que algumas responsabilidades sejam esquecidas e feitas às pressas.

Programar o cronômetro

Para contar os 25 minutos, usar um cronômetro pomodoro é o ideal, já que fica visível tanto para o profissional quanto para seus colegas. O colaborador também pode usar seu relógio ou no próprio celular, lembrando que isso não pode se tornar um instrumento de distração.

Focar no trabalho

Durante os 25 minutos de trabalho, é necessário 100% de foco em uma só tarefa, de modo a fazer o máximo de progresso nela. É preciso buscar ao máximo se afastar de preocupações, de distrações como conversas e do instinto de procrastinação.

Fazer pausas

A cada 25 minutos, é hora de uma pausa de cinco minutos. O que fazer nelas? É interessante incentivar os colaboradores a usarem esse momento para ações saudáveis, como uma pequena caminhada pelo escritório, um alongamento, beber água, tomar um pouco de sol ou ouvir uma música.

Após quatro ciclos, o profissional pode fazer um intervalo mais longo, de 20 a 30 minutos. É possível fazer um lanche, conversar com outro colega em pausa e fazer tarefas menores, como checar o e-mail e realizar ligações importantes.

Analisar os ciclos

Quando o colaborador já estiver habituado ao método pomodoro, uma excelente prática é passar a analisar os ciclos, para entender quanto tempo cada tarefa exige. Se possível é possível comparar esse tempo com o que era levado antes do método ser aderido. A gestão vai poder notar os resultados da técnica para a produtividade.

Quais as vantagens de aplicar na empresa?

Você já deve ter notado diversos benefícios da técnica pomodoro, mas vamos listar os principais aqui. Afinal, apresentar as vantagens desse método certamente pode influenciar a adesão dos profissionais durante a implementação na organização. Veja abaixo.

Organizar a rotina

A técnica dos pomodoros é uma ferramenta muito eficiente de organização não só do tempo como das tarefas diárias. Isso evita que profissionais se sintam perdidos, sem saber o que fazer primeiro.

Além disso, a possibilidade de conseguir identificar a quantidade de ciclos para cada tarefa garante maior controle do profissional e de seus gestores. Assim, podem ser delegadas tarefas que cada um realmente conseguirá cumprir.

Padronizar processos

Conseguir mapear e padronizar processos é um desafio constante da gestão nas empresas. Usar o pomodoro é uma maneira de personalizar os ciclos de trabalho e garantir que todos estão atuando de forma equilibrada em relação à realização das tarefas.

Junto a isso, a gestão também consegue padronizar os intervalos dos colaboradores, garantindo que todos aproveitem momentos de descanso. Afinal, a exaustão causada pelo trabalho ininterrupto favorece falhas e causa queda na qualidade da produção e no bem-estar individual.

Motivar pessoas

Não há dúvida de que quando os profissionais se sentem produtivos eles ficam mais motivados. A dispersão e a procrastinação são problemas involuntários em muitas pessoas, que lutam para conseguir manter o foco.

Com o método pomodoro, os colaboradores ganham mais confiança para realizarem suas tarefas, ficam mais satisfeitos com o trabalho realizado e conseguem apresentar resultados que serão motivadores para eles e para toda a equipe.

Otimizar o trabalho

Usar a técnica pomodoro para otimizar tarefas é mais um trunfo desse método. Profissional e gestor podem identificar gargalos de produtividade, pensando formas de otimizar o tempo e a realização das atividades. É possível mudar a ordem das tarefas e redirecionar responsabilidades, por exemplo.

A técnica também pode ser usada para trabalhos em equipe, permitindo que todos atuem de forma unificada e centrada pelos períodos definidos no cronômetro. Os resultados certamente serão muito satisfatórios.

Implementar a técnica pomodoro no dia a dia pode melhorar o senso de organização, a administração do tempo e ainda aumentar a produtividade, agregando mais qualidade e bem-estar ao profissional. Adotar isso ao nível organizacional é uma excelente estratégia para gerir melhor as tarefas e fazer planejamentos mais sólidos.

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escrito por
Cesta Nobre

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