Você sabe o que é a técnica pomodoro para aumento da produtividade?
É comum vermos pessoas falando que gostariam de ter mais horas no dia para dar conta das tarefas corretamente. No entanto, em muitos casos, o que faltam são estratégias para aumentar a produtividade, como a famosa técnica pomodoro.
Organizar melhor o tempo para ter foco e otimizar a realização de tarefas são os principais intuitos dessa técnica. A ideia veio do italiano Francesco Cirillo, na década de 80. Ele usava um cronômetro de cozinha em forma de tomate — pomodoro, em italiano — para separar seu tempo em blocos.
Quer entender melhor como aplicar essa técnica de produtividade no seu dia a dia e no dos colaboradores de sua empresa? Continue a leitura e descubra os benefícios de fazer isso.
Como funciona a técnica pomodoro para a produtividade?
Como já falamos, a base da técnica pomodoro é dividir o tempo em partes iguais para, assim, controlá-lo melhor. A ideia é criar blocos de 25 minutos onde haja foco total na atividade que a pessoa vai realizar.
Após cada bloco de trabalho, vem 5 minutos de descanso e, após quatro blocos, vem um descanso maior, de 20 a 30 minutos.
Muitas vezes, o excesso de tarefas, a pressão da rotina e as diversas distrações — como redes sociais, por exemplo — acabam causando uma sensação de confusão e desorganização. Com isso, muitos profissionais fazem várias coisas ao mesmo tempo, fazendo com que as atividades demorem a terminar.
Além disso, o índice de erros pode ser muito maior quando as equipes não estão focadas o suficiente por conta das várias interferências.
Aplicando a técnica pomodoro, incentiva-se maior organização das tarefas e o foco no momento presente, em que o profissional precisa se dedicar na íntegra ao que está fazendo. As pausas servem como recompensa e tempo para limpar a mente e renovar as energias para um novo momento de trabalho.
Produtividade – Como implementar no dia a dia?
Que tal entender como trazer a técnica pomodoro para a rotina dos profissionais da empresa? Sugerir essa estratégia de produtividade pode trazer grandes benefícios para as equipes. Veja a seguir o passo a passo da técnica.
Fazer uma lista de tarefas para a produtivudade
É preciso começar com organização. O profissional pode começar seu expediente fazendo uma lista das tarefas do dia, colocando, se necessário, por ordem de prioridade e prazos.
Manter listas é uma prática eficiente de organização e evita que algumas responsabilidades sejam esquecidas e feitas às pressas.
Programar o cronômetro para a produtividade
Para contar os 25 minutos, usar um cronômetro pomodoro é o ideal, já que fica visível tanto para o profissional quanto para seus colegas. O colaborador também pode usar seu relógio ou no próprio celular, lembrando que isso não pode se tornar um instrumento de distração.
Focar no trabalho
Durante os 25 minutos de trabalho, é necessário 100% de foco em uma só tarefa, de modo a fazer o máximo de progresso nela. É preciso buscar ao máximo se afastar de preocupações, de distrações como conversas e do instinto de procrastinação.
Fazer pausas
A cada 25 minutos, é hora de uma pausa de cinco minutos. O que fazer nelas? É interessante incentivar os colaboradores a usarem esse momento para ações saudáveis, como uma pequena caminhada pelo escritório, um alongamento, beber água, tomar um pouco de sol ou ouvir uma música.
Após quatro ciclos, o profissional pode fazer um intervalo mais longo, de 20 a 30 minutos. É possível fazer um lanche, conversar com outro colega em pausa e fazer tarefas menores, como checar o e-mail e realizar ligações importantes.
Analisar os ciclos
Quando o colaborador já estiver habituado ao método pomodoro, uma excelente prática é passar a analisar os ciclos, para entender quanto tempo cada tarefa exige. Se possível é possível comparar esse tempo com o que era levado antes do método ser aderido. A gestão vai poder notar os resultados da técnica para a produtividade.
Quais as vantagens de aplicar na empresa para a produtividade?
Você já deve ter notado diversos benefícios da técnica pomodoro, mas vamos listar os principais aqui. Afinal, apresentar as vantagens desse método certamente pode influenciar a adesão dos profissionais durante a implementação na organização. Veja abaixo.
Organizar a rotina
A técnica dos pomodoros é uma ferramenta muito eficiente de organização não só do tempo como das tarefas diárias. Isso evita que profissionais se sintam perdidos, sem saber o que fazer primeiro.
Além disso, a possibilidade de conseguir identificar a quantidade de ciclos para cada tarefa garante maior controle do profissional e de seus gestores. Assim, podem ser delegadas tarefas que cada um realmente conseguirá cumprir.
Padronizar processos
Conseguir mapear e padronizar processos é um desafio constante da gestão nas empresas. Usar o pomodoro é uma maneira de personalizar os ciclos de trabalho e garantir que todos estão atuando de forma equilibrada em relação à realização das tarefas.
Junto a isso, a gestão também consegue padronizar os intervalos dos colaboradores, garantindo que todos aproveitem momentos de descanso. Afinal, a exaustão causada pelo trabalho ininterrupto favorece falhas e causa queda na qualidade da produção e no bem-estar individual.
Motivar pessoas
Não há dúvida de que quando os profissionais se sentem produtivos eles ficam mais motivados. A dispersão e a procrastinação são problemas involuntários em muitas pessoas, que lutam para conseguir manter o foco.
Com o método pomodoro, os colaboradores ganham mais confiança para realizarem suas tarefas, ficam mais satisfeitos com o trabalho realizado e conseguem apresentar resultados que serão motivadores para eles e para toda a equipe.
Otimizar o trabalho
Usar a técnica pomodoro para otimizar tarefas é mais um trunfo desse método. Profissional e gestor podem identificar gargalos de produtividade, pensando formas de otimizar o tempo e a realização das atividades. É possível mudar a ordem das tarefas e redirecionar responsabilidades, por exemplo.
A técnica também pode ser usada para trabalhos em equipe, permitindo que todos atuem de forma unificada e centrada pelos períodos definidos no cronômetro. Os resultados certamente serão muito satisfatórios.
Implementar a técnica pomodoro no dia a dia pode melhorar o senso de organização, a administração do tempo e ainda aumentar a produtividade, agregando mais qualidade e bem-estar ao profissional. Adotar isso ao nível organizacional é uma excelente estratégia para gerir melhor as tarefas e fazer planejamentos mais sólidos.
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